Privacybeleid

Stichting OJC DIM

Inleiding

Stichting DIM hecht een grote waarde aan privacy en bescherming van persoons gegevens van haar relaties. Persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Stichting DIM houdt zich da ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Stichting DIM persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaard. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen van Stichting DIM.

1.    Vrijwilligersadministratie

1.1   Aanmelden vrijwilligers Stichting DIM

Het aanmelden van vrijwilligers gebeurt via een schriftelijk formulier. In dit formulier worden persoonsgegevens opgenomen. Dit formulier word door het secretariaat digitaal verwerkt in de vrijwilligers administratie (zie punt 2.2). Na het verwerken word het aanmeldformulier vernietigd.

1.2   Vrijwilligersadministratie

Het opslaan van persoonsgegevens gebeurt enkel in de digitale vrijwilligers administratie. Enkel personen met bevoegdheid kunnen bij deze gegevens en kunnen deze gebruiken (zie punt 2.3). Om op de hoogte te blijven van activiteiten, veranderingen in de organisatie van dim of om persoonlijk contact op te nemen dienen deze gegevens beschikbaar te zijn voor bevoegden. Dit kan tijdens het aanmelden worden goedgekeurd door de optie ‘Gegevens beschikbaar stellen aan bevoegden’ aan te vinken. Deze gegevens worden niet verstrekt aan derden partijen.

1.3   bevoegdheden

Secretariaat; beheerd de vrijwilligers administratie. En mag deze delen met bevoegden als voorzitter en penningmeester.

Voorzitter; de voorzitter mag persoonsgegevens opvragen om contact op te nemen met vrijwilligers over zaken in algemeen en informatief belang. Na het gebruik worden deze gegevens door de voorzitter verwijderd, tenzij anders is aangegeven.

Penningsmeester; de penningmeester mag persoonsgegevens opvragen om contact op te nemen met vrijwilligers over geldzaken en zaken in algemeen en informatief belang. Na het gebruik worden deze gegevens door de voorzitter verwijderd, tenzij anders is aangegeven.

1.4   beheer van persoonsgegevens

De bevoegde dienen discreet om te gaan met persoonsgegevens. Irrelevante informatie dient verwijderd te worden zodat alle persoonsgegevens enkel en alleen in de vrijwilligers administratie opgeslagen zijn. Er kunnen algemene persoonsgegevens worden opgeslagen voor statistische doeleinden.
Wel kunnen persoonsgegevens worden opgenomen in;
1. Notulen van vergaderingen
2. Whatsapp groepen
3. Email
4. Kasafdrachten ( Worden m.u.v. incidenten na 4 weken vernietigd)

Als de desbetreffende vrijwilliger dit niet goedkeurt zal dit niet gebeuren. Dit kan hij/zij aangeven in het aanmeldformulier.
Ook kunnen er gegevens worden opgeslagen voor doeleinden als een reünie

1.5   Verwijderen persoonsgegevens

Wanneer een vrijwilliger wenst dat zijn persoonsgegevens verwijderd worden, of dat er een wijziging dient te worden gemaakt in de keuzes op het aanmeldingsformulier, dient dit te worden verwijderd uit de vrijwilligers administratie.  

2.    Informatie van stichting DIM naar vrijwilligers

2.1   Verstrekken van informatie naar vrijwilligers via whatsapp groepen

De voorzitter, penningmeester en het secretariaat kan zoals beschreven in punt ‘2. Vrijwilligersadministratie’ informatie verstrekken aan vrijwilligers van Stichting DIM via whatsapp groepen. Vrijwilligers geven hiervoor bij de aanmelding toestemming. Hierbij kunnen ze meerdere opties kiezen;

1.      Noodzakelijke mededelingen; bardienstroosters en veranderingen in de organisatie van Stichting DIM

2.      Algemene mededelingen; mededelingen over algemene zaken van Stichting DIM, denk hierbij aan vragen om hulp bij activiteiten, updates van activiteiten, updates over zaken in en rond stichting DIM

3.      Verstrekken van gegevens aan mede vrijwilligers; Gegevens mogen gedeeld worden met mede vrijwilligers, om onderling contact over bardienstrooster mogelijk te maken.

3.2  Verstrekken van informatie via email

De voorzitter, penningmeester en het secretariaat kan zoals beschreven in punt ‘2. Vrijwilligersadministratie’ informatie verstrekken aan vrijwilligers van Stichting DIM via email. Vrijwilligers geven hiervoor bij de aanmelding toestemming. Hierbij kunnen ze meerdere opties kiezen;

1.      Noodzakelijke mededelingen; bardienstroosters en veranderingen in de organisatie van Stichting DIM

2.      Algemene mededelingen; mededelingen over algemene zaken van Stichting DIM, denk hierbij aan vragen om hulp bij activiteiten, updates van activiteiten, updates over zaken in en rond stichting DIM

3.      Verstrekken van gegevens aan mede vrijwilligers; Gegevens mogen gedeeld worden met mede vrijwilligers, om onderling contact over bardienstrooster mogelijk te maken.

3.3  Verstrekken van informatie via overige media

Als stichting DIM via andere media informatie wil verstrekken naar haar vrijwilligers word hier eerst schriftelijk, via aanmeldformulieren, mail of whatsapp, toestemming voor gevraagd. Als dit word toegestemd mag Stichting DIM hiervan gebruik maken. Zo niet, dan zal alle informatie via de eerder genoemde media verlopen.

3.4  Wijzigen van voorkeuren in verstreken informatie

Als een vrijwilliger een wijziging wil maken in de afspraken dient stichting DIM, dit te worden gewijzigd. Het verstrekken van informatie verloopt daarna via de nieuwe afspraken.
Er mogen persoonsgegevens worden bewaard voor statistische doeleinden.

 

4.    Persoonsgegevens van vrijwilligers via mail, sociale media en website

4.1 Verstrekken van persoonsgegevens via mail, sociale media en website

Bij de aanmelding van een vrijwilliger dient de vrijwilliger keuzes te maken over het verstrekken van persoonsgegevens via mail, sociale media en de website van Stichting DIM.
De vrijwilliger kiest hierbij uit;

1.      Verstrekken van persoonsgegevens algemeen; hierbij kiest de vrijwilliger ervoor dat zijn persoonsgegevens in noodzaak gedeeld mogen. Zijn persoonsgegevens kunnen opgenomen worden in een mail, whatsapp groep of notulen van een vergadering. Deze informatie blijft binnen bestuur en vrijwilligers van Stichting DIM.
Hierbij mogen ook, in overleg met de vrijwilliger, contactgegevens geplaatst worden voor gebruik van derden.

2.      Verstrekken van persoonsgegevens via sociale media; hierbij kiest de vrijwilliger ervoor dat er persoonsgegevens als foto’s en namen gedeeld mogen worden via sociale media.
Hierbij mogen ook, in overleg met de vrijwilliger, contactgegevens geplaatst worden voor gebruik van derden.

3.      Verstrekken van persoonsgegevens via website; de vrijwilliger mag vernoemd worden op de website van Stichting DIM. Hierbij mogen ook, in overleg met de vrijwilliger, contactgegevens geplaatst worden voor gebruik van derden.

4.2  Beheer persoonsgegeven in mail, sociale media en website

Stichting DIM gaat discreet om met persoonsgegevens van vrijwilligers in email’s, sociale media en haar website. Irrelevante informatie word verwijderd. Er word gemonitord welke persoonsgegevens waarvoor gebruikt worden.

4.3  Wijzigen van voorkeur in verstrekken van persoonsgegevens in mail, sociale media en website

Als Vrijwilligers een wijziging willen in de voorkeuren van het verstrekken van persoonsgegevens via mail, sociale media, en website. Dient Stichting DIM dit door te voeren.
Er mogen persoonsgegevens worden bewaard voor statistische doeleinden.

5.    Persoonsgegevens bezoekers DIM

Als een bezoeker OJC DIM betreed gaat hij akkoord met een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden gelden voor het pand van OJC DIM (Maasweg 5, 586AW te Blitterswijck), het toekomstige pand van OJC DIM en tijdens activiteiten op andere locaties welke georganiseerd worden door Stichting DIM.
Een bezoeker kan, als hij/zij dit wil, aangeven dat hij niet akkoord gaat met een of meerdere van de volgende voorwaarden. Dit dient hij/zij dan te communiceren met het bestuur van Stichting DIM of de verantwoordelijke voor de desbetreffende activiteit.

 

 

Voorwaarden;

1.      De bezoeker houd zich aan de huisregels van Stichting DIM. Deze zijn te vinden op de website van Stichting DIM en bij de entree van het pand.

2.      De bezoeker stemt in dat er foto’s en ander beeldmateriaal gemaakt en verspreid mag worden voor niet commerciële doeleinden. 

3.      De bezoeker stemt in dat hij/zij vastgelegd mag worden door beveiligingscamera’s. Deze beelden worden beveiligd bewaard en mogen enkel en alleen gebruikt worden bij een incident. Als er geen incident heeft plaatsgevonden worden deze na maximaal 4 weken verwijderd.
Met deze beveiligingscamera’s worden de vrijwilligers en bezoekers van OJC DIM beschermd en word diefstal tegen gegaan. Deze beelden mogen openbaar worden ingezien door bezoekers van OJC DIM.

6.    Persoonsgegevens

Bezoekers kunnen zich via verschillende media aanmelden voor een activiteit van Stichting DIM. De organisatie ontvangt deze informatie, slaat deze op, en beheerd deze. Na afronding van de activiteit word deze informatie verwijderd.
Er mogen persoonsgegevens worden bewaard voor statistische doeleinden.

7.    Datalek

Bij datalekken dient Stichting DIM dit te melden aan de desbetreffende persoon en aan autoriteit persoonsgegevens. Stichting DIM gaat met alle persoonsgegevens discreet om en doet er alles aan om datalekken te voorkomen.

 

Stichting DIM

Bij eventuele vragen over het privacy beleid en de bescherming van persoonsgegevens in Stichting DIM kunt u Contact opnemen met;

Stijn Jochijms – Voorzitter Stichting DIM
Vonne Franssen – Secretariaat Stichting DIM

Voor contactgegevens zie www.ojcdim.nl